Lições Aprendidas
Perda de Tempo
Considerem alguns exemplos de situações que podem estar em suas rotinas:
- A quantidade de reuniões que você participa e identifica que utilizaram tempo além do necessário, não houve foco no
objetivo da reunião ou ao final não houve solução ou correto direcionamento de ações e responsáveis para evitar retrabalho ?
- Relatórios que não são claros, objetivos ou possuem todas as informações para a correta tomada de decisão, sendo necessário procurar outras fontes de informação ? Acrescento para esse assunto que em muitos casos não há sequer Dashboards, Painéis ou similares com atualização automática o que gera dependência de ações manuais que nem sempre os executores das atividades possuem o mesmo "momento de urgência".
- Identifica processos complexos com ações de vários envolvidos que acabam gerando gargalos devido as dependências.
Sugestões de mudança
- Reduza o tempo de participação nas reuniões, quando convocado verifique se sua presença é realmente necessária, se confirmado então negocie o que pode ser tratado no início.
- Considerando a quantidade de ferramentas disponíveis para coleta, tratamento e apresentação de informações de forma automática torna-se necessária uma revisão de todos os casos onde há ação manual.
- Revisão dos fluxos e algo que deve ser explorado e essa ação deve possuir uma rotina com objetivos e medidores eficazes que apresentem os ganhos obtidos para evidenciar sua importância e manutenção.
Compartilhar experiências positivas ou negativas na entrega de produtos ou serviços, temos a certeza que cada leitor deve ter passado ou tem conhecimento de situações interessantes que poderão ser muito úteis para os dem
Refém de âncoras
Com experiência de mais de 20 anos e nesse tempo a passagem por empresas de pequeno porte até grandes multinacionais, contatos com colaboradores e gestores de outras empresas nesse tempo foi possível identificar em inúmeros casos como empresas e líderes ficam reféns de "âncoras" que entendo como os profissionais que muitas vezes retém informação ou especialidade e não compartilham o conhecimento para que outros possam exercer a mesma atividade com qualidade.
Para evitar situações como essa é necessário o mapeamento de atividades, criação de uma base de conhecimento, processos e procedimentos definidos, matriz RACI ou outras definições de responsabilidade para que essa figura na medida do possível seja minimizada ou extinta para que a empresa, gestores e colaboradores possam garantir suas entregas não se limitando à pessoas.
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